Un problema común entre muchas personas con responsabilidades es la sensación de falta de tiempo y acumulación de tareas. Esto conlleva en muchos casos alestrés, que puede afectar a nuestra propia salud. Hay que organizarse.
También tenemos que tener en cuenta que durante nuestra jornada de trabajo pasamos por momentos con distintos niveles de productividad y estrés. Es imposible mantener el nivel más alto de productividad durante muchas horas seguidas. Hay que respetar nuestros propios ciclos y aprovecharlos al máximo. Se podría decir que se cumple el principio de Pareto, en el que el 20% de tus esfuerzos son necesarios para realizar el 80% del trabajo. Aunque es evidente que es distinto para cada persona.
Tanto para finalizar las tareas, como para aumentar nuestra seguridad, existen herramientas muy útiles como la Matriz de Eisenhower. Recibe el nombre de Matiz de Eisenhower debido a que la usaba el presidente número 34 de los Estados Unidos, Dwight David “Ike” Eisenhower.
A continuación adjuntamos un ejemplo de matriz. Se trata de priorizar las tareas que tenemos que realizar según su importancia y su urgencia y ponerlas en el recuadro correspondiente.
Actualmente podéis encontrar múltiples aplicaciones tanto para navegadores web, móviles o ordenadores que te permiten gestionar tus tareas y crear listas o matrices como esta.
Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas del Dr. Stephen Covey – Resumen
En el Principio Somos Individuos Dependientes
Todo parte del hecho que somos seres dependientes. Somos como niños. Crecemos con la mentalidad de que las cosas se nos deben dar, nuestros fracasos son culpa de otros y la vida es injusta. (Puedes revisar el artículo de las “5 Magníficas lecciones de Rocky Balboa” donde expreso en más detalle esta idea de la dependencia).
Si llegamos tarde, es culpa del tráfico. Si nos despiden, es culpa del jefe. Si tratamos mal a nuestra pareja, es porque él o ella nos sacó de nuestras casillas. La dependencia es un estado donde consideramos que somos víctimas de lo que nos sucede.
De la dependencia es donde parte todo. El gráfico de abajo muestra el concepto de los 7 hábitos y cómo necesitamos evolucionar desde la “dependencia” hacia la “independencia” (desarrollando los primeros 3 hábitos: Ser proactivo, Empezar con un fin en mente y Lo Primero es lo Primero).
- Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas
Al llegar al estado de la independencia logramos lo que el Dr. Covey denomina la “Victoria Privada”. Experimentamos la “Victoria Privada” cuando aprendemos el autogobierno y la autodisciplina.
Hábito #1: Sea Proactivo:
Las personas reactivas atribuyen su conducta a tres factores fundamentales: Genético (características que heredamos), psicológico (educación, crianza) o ambiental (lo que nos rodea). Este tipo de personas son las que viven en base a la “Ley de Acción y Reacción” de Newton: Recibo un estímulo y reacciono dando una respuesta.
- Modelo Reactivo
El lenguaje de las personas reactivas es: No puedo, yo soy así, me vuelve loco, no lo permitirán, me sacó de mis casillas, etc.
Las personas proactivas comprenden que entre el estímulo y la respuesta existe un espacio donde encuentra libertad para elegir la acción de acuerdo a sus valores.
- Modelo Proactivo
Las personas proactivas asumen responsabilidad. Son personas de acción. Su lenguaje es: examinemos nuestras alternativas, busquemos un enfoque distinto, controlo mis sentimientos, elegiré la respuesta adecuada.
Una de las mejores expresiones de un ser proactivo fue la que mostró el Dr. Viktor Frankl. Entre los años 1942 y 1945 vivió un infierno siendo sometido a varios campos de concentración nazis, incluidos Auschwitz y Dachau. Sobre sus experiencias escribió:
“Los que vivimos en campos de concentración podemos recordar a los hombres que caminaban por las cabañas dando aliento a los demás, regalando su último pedazo de pan. Pueden haber sido pocos en número, pero ofrecen prueba suficiente de que se puede quitar todo a un hombre, excepto una cosa: la última de las libertades humanas – el poder elegir su propia actitud dado a cualquier tipo de circunstancia, el poder elegir su propio camino.”
Esto es ser proactivo: El poder elegir su propia actitud y respuesta ante cualquier circunstancia.
Habito #2: Empiece con un Fin en Mente:
Tal como dice Mary Shelley: “Nada contribuye tanto a tranquilizar la mente como un propósito estable – un punto donde el alma puede fijar su visión”
El segundo hábito parte del hecho que necesitas programar tu futuro. Necesitas ver claramente hoy cómo quieres que te recuerden cuando fallezcas. ¿Quieres que te recuerden como un buen padre o madre, un empresario honesto, una persona comprometida que cumple su palabra?
Para ello necesitas construir una Misión Personal:
La misión personal es un documento escrito donde expresas tu misión en esta vida. La misión personal normalmente no se crea sino se descubre basado en tu pasión, tus talentos y el profundo deseo de dejar una huella positiva en este mundo para ayudar a otros.
Luego que defines tu misión personal necesitas establecer los roles que son importantes para lograr tu misión (padre, madre, empresario, empleado, amigo, etc.) y colocar metas y actividades diarias que te lleven a cumplir tu misión en el largo plazo. El siguiente diagrama muestra el concepto de comenzar con el fin en mente y luego desarrollar tus actividades diarias intencionalmente para cumplir el propósito de tu vida:
Para una mayor información sobre cómo manejar tu tiempo puedes revisar el artículo “5 Principios del Manejo del Tiempo para Sentirse Pleno”.
Hábito #3: Pon Primero lo Primero:
El tercer hábito trata sobre la capacidad de priorizar las actividades en tu vida para enfocarte en lo realmente importante. Básicamente existen:
– Actividades Importantes: Son aquellas contribuyen con tu misión, valores y metas de alta prioridad.
– Actividades Urgentes: Necesitan atención inmediata.
Si hacemos una matriz que muestre las actividades de nuestro día divididas entre “Actividades importantes y no importantes” y “Urgentes y no urgentes” tenemos:
- Hábito #3: Pon Primero lo Primero
Lo que debemos buscar lograr es invertir la mayor parte de nuestro tiempo en el cuadrante II (Actividades Importantes y No Urgentes).
En las propias palabras de Stephen Covey: “La persona efectiva tiene crisis y emergencias en el Cuadrante I que requieren atención inmediata, pero el número es comparativamente pequeño… se mantienen en equilibrio enfocándose en lo importante, mas no en lo urgente” (Cuadrante II)
En conclusión, si logramos:
1- Ser Proactivos: No somos víctimas de la vida. Elegimos la actitud y la respuesta ante las circunstancias.
2- Empezamos con el Fin en Mente: Estamos claros con nuestra misión en la vida y enfocamos nuestras actividades diarias en pro de llevar a cabo nuestro propósito.
3- Ponemos Primero lo Primero: Priorizamos las actividades de nuestra vida. Proactivamente planificamos nuestra semana con el objetivo de minimizar crisis y emergencias e invertir nuestro mayor tiempo en las actividades importantes.
Llegaremos a experimentar la “Victoria Privada” a la que se refiere Covey. Nos convertiremos en individuos Independientes y con los fundamentos correctos para cimentar nuestra “Victoria Pública”.
Habito #4: Piensa en Ganar/Ganar:
En cualquier transacción en la vida, debemos pensar en ganar/ganar. Debemos buscar intencionalmente que ambas partes ganen. Bien sea las relaciones de pareja, negocios u otras relaciones, siempre salimos mejor si ambos ganamos. Cualquier otro tipo de transacción que no sea ganar/ganar es destructiva debido a que produce un perdedor. En consecuencia, produce enemigos, malos sentimientos, fracaso y hostilidad. Personas efectivas se convierten en los mejores multiplicando sus aliados, no sus enemigos.
Hábito #5: Busca Primero Comprender y después ser comprendido:
Si deseas desarrollar relaciones Ganar/Ganar recuerda que debes comprender muy bien qué es lo que la otra persona quiere y qué significa ganar para ellos. No asumas que sabes. Escucha. No te opongas a lo que escuchas, simplemente ponte en los zapatos del otro. Partiendo del principio que toda persona tiene una buena intención, comprender el punto de vista del otro te ayudará enormemente a lograr también tus objetivos. Esto se llama aplicar una comunicación empática.
Hábito #6: Sinergice:
Estoy seguro que has escuchado que el poder de un todo es mayor que el de las partes. Esto es lo que el Dr. Covey llama sinergia. Para lograr este estado es de suma importancia que exista una excelente comunicación en el equipo (Véase “Los 5 Aspectos de un Equipo Disfuncional” para mayor información). Los dos pilares de la sinergia son la comunicación y la cooperación. Para resumir: Escucha, reflexiona, responde y coopera.
Lograr desarrollar estos tres hábitos en tu vida te llevarán a la “Victoria Pública.” Cosechamos la Victoria Pública cuando construimos relaciones profundas, duraderas y efectivas. Esto nos lleva a la interdependencia.
Hábito #7: Afilar la Sierra:
Este hábito lo estás desarrollando ahora mismo mientras lees este artículo. Las personas altamente efectivas toman el tiempo para afilar sus herramientas, lo que se traduce en cultivar su:
- Cuerpo: Ejercitarse para desarrollar fortaleza, flexibilidad y resistencia física
- Alma: Oración y meditación. También leer una buena literatura, arte o música.
- Mente: Leer, educarse, investigar, aprender algo nuevo.
- Corazón: Trabajar en desarrollar una conexión emocional con otras personas.
Comunícate, escucha y no demandes innecesariamente. En todo lo que hagas trata de dejar a los demás mejor que antes de que te encontraran y colócalos primero. Haciendo esto, te transformarás en una persona altamente efectiva.
